Как правильно организовать командировку для своих сотрудников
Важной часть работы любой международной компании является оптимизация бизнес-расходов путем внедрения тревел-политики. Важность этого направления работы обусловлена тем, что сотрудники компаний не знают как правильно организовать свою командировку за границу. Из-за этого расходы на деловые зарубежные поездки считаются одной из основных статей затрат большинства международных компаний. Большие расходы требует только аренда офисных помещений и фонд оплаты труда.
Для снижения затрат и оптимизации тревел-политики руководители многих предприятий предпочитают пользоваться услугами специализированных компаний, в штате которых работают специалисты, знающие как правильно управлять тревел-бюджетом и экономить на деловых поездках за границу.
Преимущества корректной тревел-политики
Правильно составленная тревел политика позволяет рассчитывать на:
- 30% сокращение затрат компании;
- экономию рабочего времени персонала (в частности, финансовых и административных подразделений компании);
- снижение организационных и финансовых рисков;
- повышение уровня прибыли;
- предотвращение ошибок, возникающих из-за человеческого фактора.
Стоит сделать ремарку: перечисленными преимуществами можно воспользоваться только при условии обращения к профессионалам из бизнес-тревел агентств. Например, организация деловых поездок на https://zcts.ru/ позволяет рассчитывать на утверждение оптимального бюджета путешествия, бронирование гостиниц и авиабилетов по выгодным ценам, а также на консультирование по выбору оптимального маршрута перелета. Предоставление данных услуг осуществляется на основе гибких методов, позволяющих выполнять качественный анализ разных нюансов путешествий.
Основные этапы тревел-политики
Оптимизация деловых расходов путем разработки тревел-политики состоит из нескольких этапов. Сначала осуществляется анализ приоритетных способов размещения с учетом ограниченного бюджета. На основе этого анализа составляется база гостиниц, которые соответствуют пожеланиям сотрудников относительно комфорта и расположения. При этом желательно заключить договор с наиболее подходящим отелем, предполагающий получение корпоративных скидок.
Далее выполняется подбор подходящих авиакомпаний. В процессе выбора стоит учитывать наличие билетов на необходимые рейсы. С наиболее подходящей авиакомпанией необходимо заключить договор, предусматривающий получение скидок в случае достижения определенного количества совершенных перелетов.
Для сокращение транспортных затрат также рекомендуется определить выгодные рейсы. Например, известно, что в будние дни большинство международных авиакомпаний снижает стоимость своих услуг ввиду низкого спроса. То же самое касается и ночных авиарейсов. Дополнительно стоит акцентировать внимание на утверждении аннуляционной политики и оптимальной процедуры оформления командировочной документации.
