Единые топливные карты для бизнеса: как оптимизировать расходы на ГСМ

Для компаний с автопарком расходы на топливо — одна из самых весомых статей затрат. Единые топливные карты превращают хаотичные выплаты водителям в прозрачную систему с чётким контролем и прогнозируемой экономией. Разберём, как они работают, кому подходят и как извлечь максимальную выгоду.

Что такое единая топливная карта?

Это корпоративный платёжный инструмент, привязанный к счёту компании. В отличие от наличных выплат или разрозненных карт разных операторов, единая система позволяет:

• централизованно управлять лимитами для всех водителей;
• получать детализированные отчёты по каждой транзакции;
• использовать оптовые скидки от сетей АЗС;
• исключить риски мошенничества с чеками и «лишними» литрами.

Карты выпускаются как в пластиковом, так и в виртуальном формате (QR‑коды для мобильных приложений). Их могут использовать только юридические лица и индивидуальные предприниматели — физические лица к системе не подключаются.

Кому нужны единые топливные карты?

Решение актуально для:

• Транспортных компаний — контроль расхода топлива по каждому ТС и маршруту.
• Логистических операторов — синхронизация с системами трекинга для анализа эффективности.
• Торговых сетей с развозной доставкой — ограничение расходов по филиалам.
• Строительных фирм — учёт топлива для спецтехники.
• Служб такси и каршеринга — автоматизация расчётов с водителями.

Даже компании с 2–3 служебными авто получают выгоду: экономия на скидках и сокращение трудозатрат бухгалтерии окупают стоимость обслуживания.

Как это работает: пошаговый процесс

1. Подключение. Компания заключает договор с оператором, открывает корпоративный счёт и определяет лимиты.
2. Выдача карт. Водителям или ответственным лицам выдаются карты с индивидуальными настройками (по сумме, литрам, видам топлива).
3. Заправка. Оплата происходит на АЗС‑партнёрах оператора — средства списываются с корпоративного счёта.
4. Отчётность. В личном кабинете появляются данные по каждой операции: дата, время, объём, стоимость, местоположение АЗС.
5. Бухгалтерский учёт. Оператор предоставляет УПД и счета‑фактуры для вычета НДС.

Ознакомиться с условиями и рассчитать потенциальную экономию можно с топливными картами на сайте https://liotec.ru/.

Ключевые преимущества для бизнеса

• Экономия на топливе. Оптовые скидки от 3% до 15% за счёт партнёрских соглашений с сетями АЗС.
• Прозрачный контроль. Возможность блокировать карты удалённо, устанавливать дневные/месячные лимиты, ограничивать виды топлива.
• Упрощение бухгалтерии. Автоматизированная выгрузка данных в 1С, Excel, интеграция с ERP‑системами.
• Защита от мошенничества. Исключение поддельных чеков, «левых» заправок и сговора с кассирами АЗС.
• Аналитика в реальном времени. Отслеживание расхода по каждому ТС, выявление аномалий (например, резкое увеличение потребления у конкретного водителя).

Критерии выбора оператора

При выборе поставщика обратите внимание на:

• Географию покрытия. Проверьте, есть ли АЗС‑партнёры на маршрутах ваших авто. Для межрегиональных компаний критично наличие станций в «проблемных» регионах.
• Размер скидок. Сравните условия разных операторов: иногда разница в 2–3% даёт существенную экономию на больших объёмах.
• Функционал личного кабинета. Ищите сервисы с:
  • онлайн‑мониторингом транзакций;
  • настройкой индивидуальных лимитов;
  • экспортом данных в бухгалтерские программы;
  • мобильными приложениями для водителей.
• Условия документооборота. Уточните сроки предоставления УПД и счетов‑фактур — это влияет на возврат НДС.
• Стоимость обслуживания. Некоторые операторы берут абонентскую плату, другие — процент от оборота. Рассчитайте, какой вариант выгоднее для вашего объёма потребления.

Типичные ошибки при внедрении

Избегайте этих ловушек:

• Отсутствие регламента. Без чётких правил выдачи карт и лимитов система превращается в «чёрную дыру».
• Выбор оператора «по знакомству». Сравните 3–4 предложения — экономия может быть в разы выше.
• Игнорирование обучения персонала. Объясните водителям, как пользоваться картой и что делать при отказе АЗС.
• Неучёт НДС. Убедитесь, что оператор предоставляет полный пакет документов для вычета.

Как начать работу: алгоритм действий

1. Определите месячный объём потребления топлива и маршруты автопарка.
2. Составьте список требований (лимиты, география, отчётность).
3. Сравните предложения операторов — обратите внимание на скрытые комиссии.
4. Заключите договор и настройте лимиты в личном кабинете.
5. Проведите инструктаж водителей и протестируйте систему на 2–3 заправках.

Когда топливные карты не оправданы?

Отказаться от них стоит, если:

• у вас 1–2 автомобиля с малым пробегом;
• основные маршруты проходят вне зон покрытия операторов;
• компания работает на УСН без НДС (экономия на скидках может не покрыть стоимость обслуживания).

Вывод: кому точно нужны топливные карты

Система выгодна компаниям:

• с автопарком от 5 машин;
• занимающимся междугородними перевозками;
• требующим жёсткого контроля расходов (например, для госконтрактов);
• работающим на ОСНО с возвратом НДС.

Главное — не просто купить карты, а выстроить процесс: прописать правила, обучить персонал и регулярно анализировать отчёты. Тогда экономия будет не на бумаге, а на счёте.