Как создать архив на предприятии
Архив важен для эффективной работы любой компании – и крупного предприятия, и совсем маленького бизнеса. И если представители больших компаний обычно быстро понимают важность грамотно организованного и хорошо структурированного архива, то руководители крошечных фирм часто не задумываются об этом. А когда задумываются, разобрать накопившиеся горы (порой в прямом смысле этого слова) бумаг становится совсем не просто.
Если вы оказались в такой ситуации, не стоит отчаиваться! Можно пригласить профессиональных архивистов, которые помогут вам навести порядок в документах и научат раз и навсегда грамотно обращаться с ними. Найти тех, кто с радостью выполнит для вас эту работу вы можете на странице: http://pga-spb.ru/sozdaniye-arkhiva-na-predpriyatii.
Отбор и систематизация
Первый этап – сбор и систематизация всех имеющихся в офисе бумаг. В ходе этой работы можно выделить несколько задач:
- найти и собрать вместе все документы (порой это бывает непросто, если бумаги хранятся в разных местах);
- проверить бумаги на достоверность – юридическую, фактическую и формальную;
- отобрать и отправить на переработку (идеальный ее вариант – конфиденциальное уничтожение) те бумаги, которые не подлежат хранению – имеются в виду устаревшие документы, черновики и т.д.;
- определить, какие документы нужно восстановить, составить список утраченных бумаг и рекомендации по их восстановлению;
- систематизировать оставшиеся бумаги в строгом соответствии с законодательством.
Непосредственное создание архива
На этом этапе необходимо решить, где будет размещаться будущий архив и подготовить помещение для него. Существует два варианта:
- Офисное хранение – в этом случае необходимо выбрать сухое и теплое, но не слишком жаркое помещение, которое не должно располагаться в подвале, не должно быть слишком освещенным, в нем не могут проходить трубы и коммуникации, кроме того, оно должно надежно закрываться, быть оборудованным пожарной сигнализацией и датчиками дыма, а также металлическими стеллажами и т.д.
- Внеофисное хранение – в этом случае компания просто арендует места в специально созданном архивохранилище, где все условия уже предусмотрены.
В процессе создания архива систематизированные документы распределяют по папкам, которые обязательно нужно подписать (в архивохранилищах для этого используют коды, которые защищают от доступа посторонних лиц). Для дополнительной защиты от света папки можно разместить в коробах с крышками.
Важным этапом при создании архива является подготовка каталога, он позволит в дальнейшем легко ориентироваться в содержимом и находить нужные бумаги. При этом при последующем пополнении архива необходимо пополнять и каталог.
