Для компаний с автопарком расходы на топливо — одна из самых весомых статей затрат. Единые топливные карты превращают хаотичные выплаты водителям в прозрачную систему с чётким контролем и прогнозируемой экономией. Разберём, как они работают, кому подходят и как извлечь максимальную выгоду.
Что такое единая топливная карта?
Это корпоративный платёжный инструмент, привязанный к счёту компании. В отличие от наличных выплат или разрозненных карт разных операторов, единая система позволяет:
- централизованно управлять лимитами для всех водителей;
- получать детализированные отчёты по каждой транзакции;
- использовать оптовые скидки от сетей АЗС;
- исключить риски мошенничества с чеками и «лишними» литрами.
Карты выпускаются как в пластиковом, так и в виртуальном формате (QR‑коды для мобильных приложений). Их могут использовать только юридические лица и индивидуальные предприниматели — физические лица к системе не подключаются.
Кому нужны единые топливные карты?
Решение актуально для:
- Транспортных компаний — контроль расхода топлива по каждому ТС и маршруту.
- Логистических операторов — синхронизация с системами трекинга для анализа эффективности.
- Торговых сетей с развозной доставкой — ограничение расходов по филиалам.
- Строительных фирм — учёт топлива для спецтехники.
- Служб такси и каршеринга — автоматизация расчётов с водителями.
Даже компании с 2–3 служебными авто получают выгоду: экономия на скидках и сокращение трудозатрат бухгалтерии окупают стоимость обслуживания.
Как это работает: пошаговый процесс
Ознакомиться с условиями и рассчитать потенциальную экономию можно с топливными картами на сайте https://liotec.ru/.
Ключевые преимущества для бизнеса
- Экономия на топливе. Оптовые скидки от 3% до 15% за счёт партнёрских соглашений с сетями АЗС.
- Прозрачный контроль. Возможность блокировать карты удалённо, устанавливать дневные/месячные лимиты, ограничивать виды топлива.
- Упрощение бухгалтерии. Автоматизированная выгрузка данных в 1С, Excel, интеграция с ERP‑системами.
- Защита от мошенничества. Исключение поддельных чеков, «левых» заправок и сговора с кассирами АЗС.
- Аналитика в реальном времени. Отслеживание расхода по каждому ТС, выявление аномалий (например, резкое увеличение потребления у конкретного водителя).
Критерии выбора оператора
При выборе поставщика обратите внимание на:
- Географию покрытия. Проверьте, есть ли АЗС‑партнёры на маршрутах ваших авто. Для межрегиональных компаний критично наличие станций в «проблемных» регионах.
- Размер скидок. Сравните условия разных операторов: иногда разница в 2–3% даёт существенную экономию на больших объёмах.
- Функционал личного кабинета. Ищите сервисы с:
- онлайн‑мониторингом транзакций;
- настройкой индивидуальных лимитов;
- экспортом данных в бухгалтерские программы;
- мобильными приложениями для водителей.
- Условия документооборота. Уточните сроки предоставления УПД и счетов‑фактур — это влияет на возврат НДС.
- Стоимость обслуживания. Некоторые операторы берут абонентскую плату, другие — процент от оборота. Рассчитайте, какой вариант выгоднее для вашего объёма потребления.
Типичные ошибки при внедрении
Избегайте этих ловушек:
- Отсутствие регламента. Без чётких правил выдачи карт и лимитов система превращается в «чёрную дыру».
- Выбор оператора «по знакомству». Сравните 3–4 предложения — экономия может быть в разы выше.
- Игнорирование обучения персонала. Объясните водителям, как пользоваться картой и что делать при отказе АЗС.
- Неучёт НДС. Убедитесь, что оператор предоставляет полный пакет документов для вычета.
Как начать работу: алгоритм действий
Когда топливные карты не оправданы?
Отказаться от них стоит, если:
- у вас 1–2 автомобиля с малым пробегом;
- основные маршруты проходят вне зон покрытия операторов;
- компания работает на УСН без НДС (экономия на скидках может не покрыть стоимость обслуживания).
Вывод: кому точно нужны топливные карты
Система выгодна компаниям:
- с автопарком от 5 машин;
- занимающимся междугородними перевозками;
- требующим жёсткого контроля расходов (например, для госконтрактов);
- работающим на ОСНО с возвратом НДС.
Главное — не просто купить карты, а выстроить процесс: прописать правила, обучить персонал и регулярно анализировать отчёты. Тогда экономия будет не на бумаге, а на счёте.