Возможности СЭД-систем
С развитием ИТ-технологий все больше сфер нашей жизни переходит в более упрощённый электронный формат. Это относится и к различным направлениям бизнеса, где автоматизация играет ключевую роль:
- повышает скорость выполнения определенных операций;
- упрощает ведения финансов и отчётности;
- делает деятельности разных отделов компании прозрачной для руководителя;
- позволяет получать актуальную информацию об изменениях законодательства;
- позволяет в одном месте наладить сотрудничество и с поставщиками и с потребителями.
Сфера автоматизации не могла не затронуть и документооборот компании, который делится на следующие составляющие:
- внутренний;
- с заказчиками;
- с подрядчиками;
- с государственными структурами (ФСС, налоговая и т.д.).
Для того, чтобы документооборот можно было вести в электронном варианте, необходимо выбрать платформу (оператора) ЭДО. Сегодня таких продуктов много, а в число одних из лучших СЭД-систем входят 1С, Тезис, Директум, Сбис, Контур и другие. Принцип работы в них примерно одинаков, однако объем функционала может различаться.
Как устроен электронный документооборот?
Если говорить непосредственно об обмене документами, то здесь имеются готовые формы отчётности, приказов, заявлений, актов и счетов, которые формируются на основе внесённых данных, подписываются электронной подписью и могут сразу направляться второй стороне, будь то компания или госорган. Что удобно: если вы заполните форму с ошибкой, то по проверке программа сразу это покажет (эта функция реализована не во всех продуктах).
Кроме документов, СЭД-системы могут затрагивать и другие стороны бизнеса:
- кадры - учёт рабочего времени, начисление зарплаты;
- склад - подсчет остатков нереализованной продукции;
- составление аналитики;
- распознавание текста и речи;
- ведение базы данных;
- учёт заключённых договоров и т.д.
Одним из преимуществ современных СЭД является их независимость от иностранных продуктов и компонентов. Сегодня программы полностью разрабатываются на территории страны: это Санкт-Петербург, Самара, Ижевск, Москва и прочие города с сильной it-базой.
Отечественные разработчики стремятся создавать максимально простой интерфейс, чтобы пользователям не нужно было ничего программировать или настраивать. При этом программы самостоятельно делают резервные копии и обновляются, не мешая работе сотрудников.
Что нужно учитывать при выборе того или иного программного продукта? Здесь многое зависит от целей использования ЭДО и специфики деятельности, так как есть продукты, достаточно узкоспециализированные, а есть системы с расширенным функционалом - более универсальные. Как правило, разработчики предлагают опробовать тестовые версии, чтобы оценить удобство программы, выбрать дополнительные опции или сделать выбор в пользу другого продукта.
